Quando um projeto pode ser cancelado?

Durante as aulas que estou ministrando na FIAP, especificamente na disciplina de Fundamentos em Gerenciamentos de Projetos, na turma 157PMI, pedi aos alunos elencarem as perguntas que gostariam de fazer. Como são várias perguntas, combinei que selecionaria algumas e escreveria sobre o assunto aqui.

As duas primeiras dúvidas referem-se ao mesmo assunto, de dois alunos, do Ricardo Ramos e de outro aluno que, infelizmente não incluiu o nome no post-it que recolhi. , Reproduzo as duas dúvidas aqui ipsis litteris:

"Qual a importância de saber quando não vale mais à pena seguir com um projeto" (Ricardo Ramos, 157PMI-FIAP)

"Quando o projeto pode ser considerado como um projeto que não compensa continuar? O gerente de projetos pode definir isso?" (Anônimo, 157PMI-FIAP).

Para começar, colocarei aqui um cenário:

Imagine que você esteja participando de um processo de admissão para um novo desafio em uma outra empresa, na qual você gostaria muito de atuar. O responsável pelo processo de admissão marca uma entrevista contigo às 14hs dois dias à frente. Como você é uma pessoa precavida, um dia antes da entrevista você começa a se planejar: avalia o tempo de deslocamento e identifica que, da sua residência até o local da entrevista, é de aproximadamente uma hora e planeja passar no posto de combustível para reabastecer o seu carro. Assim, você planeja sair de sua residência por volta das 12hs30min. Se der tudo certo, por volta das 13hs45min você chegará ao seu destino com uma folga de 15 minutos. Tudo certo no plano.

Lembre-se: ser admitido para atuar na nova empresa é o seu objetivo.

No dia marcado, você se arruma e, como planejado antecipadamente, sai às 12hs30min, passa no posto do combustível, reabastece o carro e segue para a entrevista. Então, às 13hs45min o entrevistador liga para você e diz que a vaga foi preenchida porque outro candidato (que realizou uma entrevista no período da manhã) foi aprovado e já está confirmado que ele assumirá a função que você tanto desejava.

Você, continua o seu deslocamento pra empresa? Sim ou não? Mas, só faltam 15 minutos para você chegar até o local. Você continua o seu deslocamento? Sim ou não?

Mas, você já se arrumou (precisou até comprar uma camisa nova), já gastou o dinheiro para abastecer o carro, está quase chegando no local (e no horário planejado). Você continua o seu deslocamento? Sim ou não?

Não há outra vaga disponível que você possa assumir na empresa e você está quase chegando. Você continua o seu deslocamento? Sim ou não?

Bom, provavelmente, a sua resposta será "melhor não seguir em frente. Não vou conseguir atingir o meu objetivo de ser admitido na empresa. Não vou completar o meu objetivo. Então, o melhor a fazer e cancelar tudo e voltar para casa e procurar uma nova oportunidade!".

Levando para o lado de projetos, a resposta ao questionamento é, basicamente, a mesma:

Se o objetivo que foi dado ao projeto não puder ser mais alcançado, o projeto deve ser cancelado. Independente do percentual de evolução do projeto, se o objetivo não for mais alcançável, o projeto deve ser cancelado.

É óbvio que o cenário de um projeto é bem mais complexo do que o exposto acima e as variáveis a serem estudadas são mais complexas e, por isso, precisamos ter cuidado.

Lembremos a definição de acordo com o PMI "projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo" que pode ser diferente do seu objetivo.

O objetivo de um projeto não é somente aquilo que ele entrega. Isso é o resultado do esforço do projeto (produto, serviço ou resultado exclusivo). Eu posso realizar várias entregas dentro de um projeto para alcançar um objetivo. Então, desde que o objetivo permaneça alcançável, uma mudança no projeto (em seu plano, escopo, estratégia etc.) pode ser uma alternativa válida.

Voltemos ao cenário da oportunidade da nova vaga: e se, ao invés de cancelar a entrevista, a pessoa altere o horário da entrevista para às 17hs. O que você faria? Lembre-se: o objetivo ainda por ser alcançado. Você cancelaria o seu deslocamento para a entrevista ou faria alguma alteração no seu plano (por exemplo, passar em algum lugar para tomar um café) e perseguir o seu objetivo?

Nessa situação você é o próprio sponsor do projeto.

O que determina se o gerente do projeto tem a autoridade para cancelar um projeto é o Project Charter (Termo de Abertura) que, por definição, é "um documento publicado pelo iniciador ou patrocinador do projeto que autoriza formalmente a existência de um projeto e fornece ao gerente do projeto a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto".

O Business Case é um artefato que muitos projetos ainda utilizam para sua iniciação. Esse artefato pode conter informações sobre alinhamento estratégico, necessidade de negócio, avaliação da exposição ao risco, estudo de viabilidade econômica, estratégia do negócio, retorno de investimentos, justificativa do projeto, medidas esperadas de desempenho chave, avaliações e abordagens alternativas.

Durante o ciclo de vida, o projeto pode sofrer mudanças e a equipe precisará adaptar em resposta à mudança.

Assim, se o projeto ou suas partes interessadas não estiverem mais alinhados às necessidades de negócio, determinadas no business case, ou se o projeto não tiver possibilidade de fornecer o valor pretendido, a organização poderá decidir por encerrar o esforço.

Se considerarmos que os projetos têm uma variedade de partes interessadas, valores diferentes gerados para cada grupo de partes interessadas devem ser analisados e equilibrados com o todo, priorizando a perspectiva do cliente.

Quem, em última instância, pode decidir em cancelar um projeto é a organização. O gerente de projetos pode, e deve, apoiar a organização na tomada dessa decisão.

Espero ter esclarecido os pontos principais.

Abraços à todos.

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